التفويض كممارسة إدارية في حل المشكلات

إن طرح موضوع حل المشكلات كمقرر دراسي لمديرات الدور النسائية لا يعني أن تباشر المديرة حل المشكلات بنفسها، فتقوم بدور المرشدة الطلابية أو الأخصائية الاجتماعية... أو تقوم بدور قسم الاتصالات لتتواصل بنفسها مع الأسر فتطمئن على سلامة الطالبات، إنما دراسة الموضوع يقدم تصورًا عما يجب فعله، والعناصر التي ينبغي مراعاتها في موضوع المشكلات المدرسية أو المشكلات التربوية

إسناد مسألة "حل المشكلات التربوية" إلى مسؤولة عن التوجيه والإرشاد أو "الدعم الطلابي" هو نوع من التفويض، والتركيز في المهام الأساسية لعمل المديرة واحترام لمبدأ تفاضل المهارات.

قد يبدو التفويض شيئًا مخيفًا، على الأقل في بدايته.. ولكن كلما زادت ممارسته أصبح أمرًا معتادًا! وربما قابلت الموظفات التفويض، بادئ الأمر، بشيء من التردد والخوف من الفشل.. لكن هذا يستدعي من المديرة مزيدًا من الدعم.

ستجد المديرة التي تستخدم هذه الأداة، بفضل الله، أن مساحة كبيرة من الوقت توفرت لديها، من خلال مزاولتها تفويض مرؤوساتها، وستتخفف من الضغط الذي لحقها من جراء ازدحام الأعمال، ولكن عندما تفوضين مهمة ما فلتتذكّري أنك ما تزالين مسؤولة عن إتمام تلك المهمة بنجاح.

المادة العلمية التالية، تبنت المثل القائل: خير الكلام ما قل ودل، وهدفها التعريف بهذه الأداة اللطيفة والفعالة في الوقت ذاته، وهي ملخص برنامج تدريبي ، وأصلها مستقى من كتاب "الإدارة للمبتدئين" نشر مكتبة جرير، وقد سبق نشر هذه المادة في مطوية بمناسبة ملتقى مديري المراكز الصيفية بمدينة الرياض عام 1424هـ.

لماذا يجب أن تفوضي؟

سؤال كبير، فما الذي يفرض على مديرة دار نسائية أن تفوض أعمالها:
1. لا يمكنك القيام بكل شيء بنفسك.
2. وظيفتك الفعلية أن تركزي على الأشياء التي لا يتمكن من أدائها سواك.
3. التفويض يزيد من ارتباط العاملات بالمشروع أو المؤسسة.
4. يمنحك الفرصة لتطوير العاملات.
5. ينجز لك أعمالك بصورة أسرع... وفي بعض الأحيان أفضل!

لماذا يعد التفويض صعباً على المديرين أو المديرات؟

قد تجد بعض المديرات صعوبة في تطبيق أداة التفويض، ربما كان ذلك عائدًا إلى أحد الأسباب التالية:
1. كثرة المسؤوليات والشعور بضيق الوقت، والانشغال، غالبًا، بـ"إطفاء الحريق".
2. ضعف الثقة في قدرة العاملات على الإنجاز بالشكل السليم في الموعد المحدد.
3. عدم معرفة كيفية التفويض بصورة فعالة.
4. التجارب الفاشلة.
5. قلة الوقوف على النماذج الإدارية التي تمارس التفويض بصورة صحيحة.

أعذار الذين لا يفوضون، وكيف يمكن حلها:

لنصغِ إلى الذين لا يفوضون وإلى اللاتي لا يفوضن، لنتعرف مبرراتهم أو أعذارهم، ونحاول مساعدتهم في تجاوز المشكلة:

• ليس في موظفيَّ أهل لتحمل المسؤولية، ولذلك يصعب أن أثق في أي منهم.

امنحيهم مزيدًا من التدريب،
مزيدًا من الوقت،
مزيدًا من الممارسة والتطبيق،
علميهم كيف يتحملون المسؤولية.

• عندما أفوّض المهام فإني أفقد التحكم فيها وفي نتائجها

صفي لموظفاتك النتائج التي تريدينها، ثم اتركيهن يقررن كيفية تحقيق النتائج..
لا مانع من الإرشاد، لكن تجنبي أن تملي عليهن طريقتك التي تعلمتها في ظرف ما.. رحبي بالتجديد

• أنا الشخص الوحيد الذي يتقن جميع الأعمال.. ويعرف كل الإجابات!

لو فوضت لربما تكشّف لك أنك لستِ الوحيدة، مع أن الإدارة الناجحة تبحث عن عدد أكبر من القادرين على ممارسة الخبرات اللازمة، وليس التركيز على الفرد.

• سأنتهي من العمل بسرعة

إذا قمت به بنفسي يستغرق تعليم الموظف مهمة (ما) وقتًا كبيرًا، لكنك ستستغرقين وقتًا أطول عندما تصرين، في كل مرة، على أن تؤديها بنفسك.

• التفـويض يحد من سلطاتي

التفويض يمنحك مزيدًا من السلطات التي تهمك دون السلطات التي تشغلك، التفويض لا يعني أن تنسحبي تمامًا... بل الإشراف تحت نظرك، والعمل ضمن الإطار العام الذي حددته أنت.

• الموظفات مشغولات جدًا

لو لم يكون كذلك لاستغنيت عنهن، بدلاً من تركهن منشغلات في أعمال تنفيذية بحتة، امنحيهن فرصة ليفكرن ويقررن وينفذن... وستجدينهن أكثر انتماءً للدار.

• سيُصرف التقدير لموظفاتي على إتقانهن العمل، وقد لا ينظر إلي

نجاح موظفاتك من نجاحك.
والأعمال الجماعية ترتبط دائمًا بالفريق وليس الفرد

• الموظفات لا يرين جميع جوانب الصورة

 قدمي لموظفاتك الصورة العامة، وفوضيهن في القيام بأجزائها

ستّ خطوات للتفويض

1. حدِّدي المهمة للموظفة.
صفي المهمة بدقة، حددي التوقيت المناسب لإتمامها، وضحي النتائج التي تتوقعينها.

2. أعطي الموظفة لمحة عن السياق المحيط بالمهمة.
لماذا هي بهذه الأهمية؟ من يشاركها في أطراف المهمة؟ التحديات المتوقعة.

3. حددي المعايير.
بلغي موظفك بالمعايير التي ستقوّم نجاحها بها، وتأكدي أن تكون واقعية وقابلة للتطبيق.

4. امنحي الموظفة السلطة اللازمة.
حاولي ألا يتطلب إنجاز المهمة دخولاً في تعقيدات موظفات آخريات.

5. وفري الدعم.
إنجاز المهمة قد يتطلب المال والتدريب والنصح ونحو ذلك، حددي الموارد التي تحتاج إليها.. ووفريها أو وجهي بتوفيرها.

6. تأكدي من التزام الموظفة بأداء المهمة.
هل قبلت الموظفة التكليف؟ هل فهمت المهمة فعلاً؟ حاوريها خلال قيامه بالتنفيذ دون "تحقيق".

في بداية التفويض:

• ابدئي بالمهام البسيطة التي لا تؤثر بشكل جوهري على سير العمل فيما لو لم تتم في موعدها المحدد أو كما ينبغي.
• أعدّي جدولاً زمنيًا لإنجاز المهمة وراقبي أداء موظفاتك من خلالها.

أمور يجب تفويضها

هناك بعض المهام التي وجدت، فيما يبدو، لتفوّض:

1. التفاصيل، حيث ستجد المديرة أن دخولها في تفاصيل الأعمال بمنزلة الفيروسات التي تبدد الوقت، وقد تكون المفوضة/المكلفة لديها من الكفاءة ما يتجاوز هذه المهمة التي يتعامل معها بوصفها تخصصها أو اهتمامها.
2. جمع المعلومات، الأمر المهم أن تتوفر المعلومات التي يبنى عليها القرار، ولكن ممارسة جمع المعلومات لا تتطلب كل المقومات المتوافرة في شخصية المديرة.
3. المهام المتكررة، وهذه فرصة ثمينة لتدريب الموظفة على مباشرة العمل المفوضة فيه، وتدريبها على إتقان عمل.
4. إنابة الموظفات في حضور الاجتماعات والعروض، وهذا من شأنه الارتقاء بالعاملات وبث مشاعر الثقة والانتماء للدار.
5. تدريب العاملات على واجباتهن المستقبلية.

أمور تجنبي تفويضها

المهام التالية جزء لا يتجزأ من عمل المديرة، ومن الفشل الإداري تفويضها:
1. تحديد الأهداف وتكوين الرؤية المستقبلية.
2. الظروف والقضايا السرية.
3. التعامل مع المواقف الحساسة.
4. تقويم أداء الموظفة أو الموظفات وضبط السلوك الوظيفي.
5. التكليفات الشخصية، وهي التي تطلب الجهة الأعلى أن تباشر المديرة عملها بنفسها)

المادة التالية